Xử lý khủng hoảng truyền thông là gì? Dù tất cả chúng ta đều chỉ thích đề cập đến những tin tốt, nhưng mọi thứ điều có thể xảy ra và sai lầm cũng vậy. Sai lầm, vấn đề, sơ suất, lỗi phán đoán, tranh cãi chính trị hoặc tai nạn thỉnh thoảng xuất hiện và chúng có thể trở thành tiêu điểm của giới truyền thông.
Nếu doanh nghiệp của bạn thấy mình đang đứng ở giữa cơn cuồng nộ của giới truyền thông, điều cuối cùng bạn không mong muốn xảy ra nhất là để một sự cố trở thành một cuộc khủng hoảng toàn diện.
Nếu để xảy ra khủng hoảng như vậy có thể sẽ gây ra thiệt hại lâu dài cho doanh nghiệp của bạn. Mọi vấn đề sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn để mất niềm tin của công chúng vào doanh nghiệp của bạn. Cho dù lý do của sự cố là gì, ưu tiên đầu tiên của bạn là “sửa chữa nó”. Đảm bảo rằng không có rủi ro đang diễn ra đối với công chúng và có các bước thực hiện để đảm bảo không có cơ hội xảy ra nếu điều tương tự xảy ra một lần nữa. Việc tiếp theo mà bạn cần làm là đối phó với các phương tiện truyền thông để ngăn chặn một cuộc khủng hoảng truyền thông.
Chuẩn bị cho xử lý khủng hoảng truyền thông
Cách tốt nhất để chuẩn bị để xử lý khủng hoảng truyền thông là xây dựng một kế hoạch mà bạn đủ đối phó với những tình huống như vậy.
Bằng cách đó, nếu có điều gì đó xảy ra và tất cả các mũi dùi truyền thông đều hướng về bạn, bạn đã có sẵn một kế hoạch truyền thông về khủng hoảng hoàn hảo để xử lý chúng ngay lập tức.
Vậy kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông gồm có gì?
- Một người phát ngôn được chỉ định trước (hoặc, có thể là một vài người phát ngôn, trong trường hợp không có người phát ngôn), người mà các câu hỏi và phương tiện truyền thông biết đến và liên hệ khi doanh nghiệp của bạn gặp vấn đề.
- Một quy trình nhất định được thực hiện để các thành viên trong doanh nghiệp của bạn biết ai sẽ phát ngôn trước giới truyền thông nếu sự cố xảy ra. Điều tối quan trọng là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp của bạn phải rõ ràng về thủ tục và quy tình và người phát ngôn trong trường hợp họ nhận được cuộc gọi hoặc yêu cầu từ phía truyền thông hoặc một ai khác.
- Mặc khác các thành viên cấp cao hoặc các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp phải nhanh chóng gặp gỡ và thu thập thông tin từ cuộc khủng hoảng, họ phải được thông báo ngắn gọn các câu hỏi của giới truyền thông và chuẩn bị sẵn sàng các câu trả lời hợp lý nhất để tránh vạ miệng hoặc gây ra tình huống tệ hơn.
- Lên kế hoạch cách mà người phát ngôn có thể nhanh chóng trả lời các phương tiện truyền thông với thông tin chính xác.
Mục đích của loại kế hoạch này là cho phép các thông tin được lan truyền trên các phương tiện truyền thông phải rõ ràng và chính xác đến công chúng, các thành viên trong doanh nghiệp của bạn, các nhà tài trợ, các bên liên quan, những người ủng hộ, tình nguyện viên và những người gây quỹ thông qua các phương tiện truyền thông. Nó cũng phải nhằm mục đích ngăn chặn bất kỳ thiệt hại lâu dài nào đối với doanh nghiệp của bạn hoặc bất kỳ sự xói mòn nào đối với niềm tin của công chúng.
Bạn nên làm gì khi phương tiện truyền thông liên lạc với bạn về điều gì đó không ổn và nó liên quan đến doanh nghiệp của bạn?
Đừng lãng tránh, hãy bình tĩnh.
Phản ứng đầu tiên và bản năng nhất đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp không quen với việc bị truyền thông chiếu vào họ với bất kỳ cường độ nào. Họ sẽ chọn lãng tránh, im lặng và chạy trốn khỏi tình huống ấy.
Nói một cách đơn giản – đừng làm điều đó.
Cố gắng lãng tránh vấn đề, hoặc phớt lờ nó, với hy vọng nó sẽ biến mất sẽ không hiệu quả và bạn sẽ có nguy cơ làm hỏng tên tuổi tốt của doanh nghiệp bạn khi làm điều này.
Thực tế là các phương tiện truyền thông sẽ chia sẻ các câu chuyện có hoặc không có tác động của bạn. Vì vậy, sẽ rất tốt cho bạn khi gây ảnh hưởng tích cực đến câu chuyện đó bằng cách giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, chính xác và chủ động.
Những gì bạn muốn làm là tác động đến bản chất của câu chuyện đó càng nhiều càng tốt, để đảm bảo rằng những gì được thực hiện là chính xác và công bằng. Thật khó để phàn nàn về việc câu chuyện của bạn không được phát sóng khi bạn từ chối cung cấp các thông tin liên quan.
Một khía cạnh quan trọng của bất kỳ cuộc khủng hoảng truyền thông nào là bạn phải thể hiện một cách mạnh mẽ và rõ ràng rằng doanh nghiệp của bạn đang làm mọi thứ trong khả năng của mình để giải quyết vấn đề.
Các tổ chức thoát ra khỏi khủng hoảng truyền thông với danh tiếng còn nguyên vẹn là những tổ chức giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, trung thực và quan trọng là các doanh nghiệp này điều đã là đã thực hiện chính xác điều nói trên.
Xem thêm: Xử Lý Khủng Hoảng Truyền Thông
